Gemeinde Bhlertann

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Künftige interkommunale Zusammenarbeit der Gemeinden Bühlertann und Bühlerzell

Artikel vom 13.09.2018

Am 1. August 2018 fassten die Gemeinderäte beider Gemeinden einen Grundsatzbeschluss einer künftigen interkommunalen Zusammenarbeit im Finanz- und Tiefbaubereich. Die Kommunalberatung Kurz, vertreten durch Herrn Alexander Beil, begleitete beide Gemeinden bei der Entwicklung des Organisationskonzeptes. Weshalb beide Verwaltungen diesen gemeinsamen Weg künftig gehen wollen und welche Änderungen und Konsequenzen sich durch diese Entscheidungen ergeben werden, wird Ihnen im Nachfolgenden anhand eines Frage-Antwortkatalogs ausführlich erklärt. Sollten darüber hinaus noch Fragen bestehen, steht Herr Bürgermeister Michael Dambacher gerne Rede und Antwort.

Frage 1:

Welche Gründe haben die Gemeinde Bühlertann und Bühlerzell überhaupt dazu bewogen, verwaltungsintern mehr zusammen zu arbeiten zu wollen?

Bereits seit Jahren beschäftigten sich die Bürgermeister der drei Bühlertalgemeinden mit der Fragestellung, inwieweit eine interkommunale Zusammenarbeit verfolgt werden soll, um den stetig wachsenden Anforderungen zur Erfüllung der kommunalen Aufgaben nachkommen zu können. Die rechtlichen Anforderungen, aber auch die Ansprüche der Bevölkerung haben in den vergangenen Jahren spürbar zugenommen.

Auslöser für die aktuelle Organisationsuntersuchung ist nun, dass der Kämmerer der Gemeinde Bühlertann 2020 aus dem aktiven Dienst scheidet, zum anderen durch die Einführung des neuen kommunalen Haushaltsrechts zum 1.1.2019 die Gemeindeverwaltung ohnehin vor der organisatorischen Fragestellung einer Neuausrichtung und Personalaufstockung des Finanzbereichs steht. Seit Jahren sind darüber hinaus die Stellvertretungsmöglichkeiten im Urlaubs- und Krankheitsfall der Mitarbeiter in beiden Verwaltungen nur eingeschränkt möglich gewesen.

In Anbetracht dieser Ausgangssituation beauftragten beide Gemeinden das Kommunalberatungsbüro Kurz (KBK) mit einer Organisationsuntersuchung und der Erarbeitung eines Organisationskonzeptes einer möglichen interkommunalen Zusammenarbeit. Im Rahmen der Prüfung sollten vorrangig die Aufgabenbereiche untersucht werden, welche die Öffentlichkeit und den Bürgerbereich nicht direkt tangieren.

Diese Bereiche finden sich in der Kämmerei, Kasse, Haupt- und Personalamt und Tief- und Bauhofbereich vor.

Wesentliches Ziel der interkommunalen Zusammenarbeit ist der Erhalt der Selbständigkeit beider Gemeinden, um den rechtlichen Anforderungen, die teilweise in kleinen Verwaltungseinheiten schwer bis gar nicht umsetzbar sind, sicherzustellen.

Frage 2:

Wie soll die künftige Zusammenarbeit beider Gemeinden konkret aussehen?

Der Entwurf des interkommunalen Organisationskonzeptes sieht vor, dass die Gemeinden Bühlertann und Bühlerzell künftig gemeinsam in den Aufgabenbereichen Kämmerei, Kasse, Steueramt (Finanzbereich) mit einheitlichem Dienstsitz in Bühlerzell, sowie in Teilen des Hauptamts und des Technischen Mitarbeiters (Ortsbautechnikers) jeweils mit einheitlichem Dienstsitz in Bühlertann zusammenarbeiten wollen.

Konkret bedeutet dies, dass die künftige Kämmerin und deren neue/r Stellvertreter/in je zur Hälfte für Bühlertann und zur Hälfte für Bühlerzell arbeiten werden. Die Aufgaben sollen sich wie folgt aufteilen.

Leitung Kämmerei (1,0 Stelle) Stell. Leitung Kämmerei (1,0 Stelle)
• Leitungsaufgaben / Amtsleitung
• Haushaltsplanung
• Jahresrechnung
• Beitragwesen
• Wirtschaftlichkeitsberechnungen
• Zuwendungen /Zuschüsse
• Liegenschaften (Vermietung/Vertragsvorbereitung)
• Wildschaden
• Verbandsrechner/-in ZV Gemeindeverwaltungsverband
• Verbandsrechner/-in ZV Schwimmhalle
• Haushaltsvollzug /inkl. Verrechnung Bauhofleistungen
• Anlagebuchhaltung
• Mitwirkung Haushaltsplanung
• Jahresabschlussarbeiten
• Kalkulationen / Satzungen (auch für Feuerwehren)
• Schwierige Sachverhalte im Steuerrecht
• Vollstreckungswesen
• Projektarbeit

Im Bereich Steuern und Verbrauchsabrechnungen werden künftig zwei Mitarbeiter/-innen mit einem Stellenumfang von 1,26 Stellen und im Bereich der Gemeindekasse werden zwei Mitarbeiter/-innen mit 1,4 Stellenanteil nachfolgende Aufgabenbereiche gemeinsam für jede Kommune erfüllen:

Steueramt (1,26 Stellen) Gemeindekasse (1,4 Stellen)
• Hundesteuer
• Grundsteuer
• Gewerbesteuer
• Wasser- und Abwasserabrechnung
• Kindergarten- Schule (auch Verpflegung)
• Projektarbeit
• Kassengeschäfte
• Mahnwesen (ohne Leitung Vollstreckung)
• Buchhaltung
• Jahresabschlussarbeiten
• Belege scannen

Bei der Frage der Unterbringung der künftigen gemeinsamen Dienststelle für die sechs Mitarbeiter/innen plus Auszubildenden wurden die Räumlichkeiten des Rathauses Bühlertann und des Rathauses Bühlerzell untersucht. Da das Rathaus Bühlertann nicht über ausreichende Büroarbeitsplätze verfügt, um alle gemeinsamen Aufgabenbereiche unterzubringen, stattdessen aber im Rathaus Bühlerzell noch Kapazitäten frei sind, hat man sich für die Erledigung der Aufgaben des Finanzbereiches mit Dienstsitz Bühlerzell entschieden. Die Mitarbeiter/-innen der Gemeinde Bühlertann bleiben weiterhin Beschäftigte der Gemeinde, werden aber ab 1.1.2019 ihren Arbeitsplatz nach Bühlerzell verlegen.
Vorteil dieser Lösung ist nun, dass sowohl die Kämmerer als auch die Mitarbeiter/innen in den Bereichen Kasse und Steuer sich künftig gegenseitig vertreten können. Die Stelle sowie die übrigen Aufgabenbereiche des bisherigen Kämmerers, Wolfgang Ziegler (ca. 70 % Stellenumfang für Wahlen, Protokollführung Gemeinderat, Ziviler Bevölkerungsschutz/Alarmplanung, Betreuung Geoinformationssystem, Betreuung Friedhof-und Abwasserbereiche, Versicherungswesen) verbleiben auch nach dessen Ausscheiden weiterhin in Bühlertann und werden künftig vom Haupt- und Personalamt sowie vom Technischen Bauamt wahrgenommen. Wichtig hervorzuheben ist, dass bei dieser Organisationslösung weiterhin beide Gemeinderäte und Gemeindeverwaltungen getrennte, eigenständige Haushaltspläne, Jahresrechnungen und Kassenführungen haben. Jede Kommune entscheidet auch weiterhin für sich alleine über ihr eigenes Investitionsprogramm oder legt Gebühren, Steuern und Hebesätze oder Kreditaufnahmen für sich selbst fest.  Da die Organisationsuntersuchung zudem ergeben hat, dass die Gemeinde Bühlertann im Vergleich zu anderen Gemeinden personell unterbesetzt ist, soll neben der vorhandenen Stelle im Haupt- und Personalamt, eine zusätzliche Stelle geschaffen werden. Die Aufgabenbereiche sollen dabei wie folgt aufgeteilt werden:

Leitung Hauptamt (0,8 Stelle) Stellv. Leitung Hauptamt (0,88 Stelle)
• Amtsleitung
• Personalleitung inkl. schwierige Sachbearbeitung
• Bauleitplanung (Sachbearbeitung/Zuarbeit BM)
• Satzungen /Ordnungswidrigkeiten
• Geschäftsstelle Gemeinderat / Protokollführung
• Zentrale Bearbeitung Asyl
• Wahlen
• Schulen / Kindergärten
• Friedhofskonzeption
• Personalsachbearbeitung (inkl. Entgelt & Zeiterfassung)
• EDV Administration
• Sachbearbeitung Schulwesen
• Ortskernsanierung / Breitbandausbau (IKZ)
• ELR-Programm
• Vertretung Amtsleitung

Die Themenblöcke Schule und Breitband sollen künftig gemeinsam von der einheitlichen Dienststelle Bühlertann im Hauptamt erfüllt werden.

Die Aufgabenbereiche des Technischen Mitarbeiters (1,0 Stellen) sollen künftig in einem gemeinsamen Technischen Bauamt mit einheitlicher Dienstsitz in Bühlertann verortet werden.

Zu den gemeinsamen Aufgaben des Technischen Bauamtes gehören künftig

• Leitung der Bauhöfe
• Leitung der Kläranlagen
• Bauunterhaltung für Kanäle, Regenüberlaufbecken
• Durchführung von gemeinsamen Ausschreibungen für Gemeindeverbindungsstraßen, Feldwege, Grünanlagenpflege
• Betreuung des Geoinformationssystems

Die Aufgaben sollen Schritt für Schritt in den Jahren 2019 ff übertragen und im Technischen Bereich ausgebaut werden. Hier wird sich kurz- bis mittelfristig weiterer Personalbedarf ergeben.

Frage 3:

Welche Vorteile versprechen sich beide Gemeinden von einer Zusammenarbeit?

Durch die interkommunale Zusammenarbeit ergeben sich für beide Gemeindeverwaltungen folgende Vorteile:
• Die Vertretungsregelungen in den Rathäusern ist für alle Aufgabenbereiche sichergestellt.
• Es entstehen bessere Chancen bei der Gewinnung von Fachkräften
• Die Zusammenarbeit ermöglicht künftig eine effizientere Sachbearbeitung durch größeren Spezialisierungsgrad der Mitarbeiter/-innen
• Beide Gemeinden verfügen auch weiterhin über mindestens einen Beamten im gehobenen Dienst (interner Stellvertreter des Bürgermeisters)
• Neben Synergieeffekten können zudem jährlich Personalkosten eingespart werden.

Frage 4:

Welche Auswirkungen haben die organisatorischen Veränderungen für mich als Bürger/-in?

Die Bürgerschaft beider Gemeinden wird keine spürbaren Veränderungen durch die künftige interkommunale Zusammenarbeit erfahren, da das Bürgerbüro in beiden Gemeinden nahezu im Aufgabengebiet (Einwohnermeldeamt, Standesamt, Bau- und Tourismusamt) unverändert bleibt. Kassengeschäfte, die bislang vor Ort in der Gemeindekasse erledigt wurden, können entweder im Bürgerbüro Bühlertann oder in der gemeinsamen Gemeindekasse in Bühlerzell erledigt werden.

Frage 5:

Gibt es bereits Aufgabenbereiche, die die Kommunen interkommunal oder über externe Dienstleister erfüllen lassen? In welche Bereichen gibt es schon eine interkommunale Zusammenarbeit?

Die drei Bühlertalgemeinden arbeiten bereits in zahlreichen Aufgabenbereichen interkommunal in Form von Zweckverbänden zusammen. So werden Flächennutzungspläne, der Betrieb eines Hallenbades, die Wasserversorgung oder ein gemeinsam geführtes Gewerbegebiet erfolgreich mit den Nachbargemeinden Obersontheim und Bühlerzell geführt. Seit 2011 vertreten sich die drei Bühlertalgemeinden auch im Bereich des Standesamtes und helfen sich im Verhinderungsfall gegenseitig aus. Darüber hinaus wurden bereits Aufgabenbereiche der Personalkostenabrechnung und Kindergeldsachbearbeitung im Jahr 2012 an einen externen Dienstleister, den Kommunalen Versorgungsverband BW erfolgreich übertragen. Basierend auf den jahrelangen positiven Erfahrungen kann ein Ausbau der interkommunalen Zusammenarbeit für alle ein weiterer Gewinn sein.
Die nun anstehende interkommunale Zusammenarbeit zwischen Bühlerzell und Bühlertann soll über öffentlich-rechtliche Verträge abgeschlossen werden.

Frage 6:

Was geschieht, wenn die IKZ-Lösung nicht funktionieren sollte? Gibt es eine Ausstiegsklausel?

In den Vertragswerken, die für die künftige Zusammenarbeit notwendig werden, werden auch Regelungen aufgenommen werden, die im Falle eines Scheiterns der IKZ-Lösung, klar vorgeben, unter welchen Rahmenbedingungen der Ausstieg aus der IKZ erfolgen kann. Da beide Kommunen auch weiterhin in ihrem Stellenplan jeweils einen Kämmerer, eine Kassenverwaltung und eine Mitarbeiterin im Steueramt als Dienstherr führen und diese Mitarbeiter in einen gemeinsamen Finanzbereich mit Sitz in Bühlerzell entsenden, könnte -wenn auch nur übergangsweise – in dieser Besetzung die IKZ rückabgewickelt werden. Eine Verstärkung und personelle Aufstockung des Finanzbereichs sowie Schaffung zusätzlicher Räumlichkeiten im Rathaus Bühlertann wären die Folge.

Frage 7:

Welche einmaligen Kosten entstehen bzw. wie werden später die laufenden Kosten zwischen den Gemeinden aufgeteilt?

Da die Mitarbeiter/-innen einer gemeinsamen Kämmerei/Kasse/Steueramt in den vorhandenen Räumen im Erdgeschoss des Rathauses Bühlerzell untergebracht werden können, fallen für die Ausstattung von fünf Büroarbeitsplätzen sowie EDV-Ausstattung ca. 40.000 Euro einmaliger Investitionskosten an.
Die späteren laufenden Betriebskosten in Form von Personal- und Sachkosten werden nach verschiedenen Schlüsseln, wie z.B. Anzahl Buchungsfälle, Einwohnerzahlen, hälftige Aufteilung der Leitungskosten von den Kommunen getragen.

Frage 8:

Gibt es Kommunen im Landkreis oder in den Nachbarlandkreisen, die eine derartige Zusammenarbeit schon länger erfolgreich praktizieren?

Im Landkreis Schwäbisch Hall gibt es derzeit keine interkommunale Zusammenarbeit von Gemeindeverwaltungen in dieser Form. Im Nachbarlandkreis Ostalbkreis sowie im Rems-Murr-Kreis gibt es dafür einige Beispiel jahrzehntelanger interkommunaler Zusammenarbeit in Form von Verwaltungsgemeinschaften kleinerer Gemeinden, wie z.B. VG Rosenstein, GVV Leintal-Frickenhofer Höhe, GVV Schwäbischer Wald.
Hier haben sich mehrere kleinere Gemeinden verwaltungstechnisch zusammengeschlossen, um gemeinsam und dennoch für jede Kommune getrennt, die kommunalen Aufgabenbereiche, wie z.B. Finanzen, Schule oder Bauamt ordnungsgemäß erfüllen zu können. Diese Zusammenarbeit hat sich bei allen bewährt und die Eigenständigkeit zahlreicher Kleingemeinden unter 2.000 Einwohner sichergestellt.

Frage 9:

Wie geht es nun nach dem Grundsatzbeschluss zur IKZ konkret weiter?

In Abstimmung mit dem Kommunalberatungsbüro Kurz werden bis zum geplanten Start der Interkommunalen Zusammenarbeit am 1.1.2019 zahlreiche Vorarbeiten notwendig sein. Für Oktober ist die strukturelle Organisation der Gemeindeverwaltungen und abschließende Definition der Formen der IKZ inkl. Stellenbeschreibungen für alle Verwaltungsmitarbeiter vorgesehen. Bis Dezember sollen alle zeitkritischen Maßnahmen im Rahmen der IKZ unter Berücksichtigung der Umstellung auf das neue kommunale Haushaltsrecht umgesetzt sein. Im Anschluss werden dann die weiteren Maßnahmenpakete sukzessiv umgesetzt werden.
 

Weitere Informationen

Hinweis

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